Votre fichier doit être déclaré à la CNIL ?

La CNIL met en ligne sur son site un module interactif qui permet de vérifier si un fichier doit être déclaré à la CNIL, et si oui, sous quelle forme (déclaration simplifiée ou déclaration normale).

La CNIL propose à tous les responsables de traitement un service gratuit, sur internet, leur permettant de savoir :

  • Si leur fichier doit être déclaré à la CNIL (ce n’est pas toujours obligatoire) ;
  • Dans ce cas, quelle déclaration choisir, quel formulaire compléter en ligne : déclaration simplifiée ou déclaration normale.

La première étape consiste à s’identifier sommairement en indiquant son secteur d’activité (ex. : collectivité locale, entreprise privée, professionnel de santé, etc.) et donne l’objet de son fichier (ex. : personnel/ressources humaines, gestion clientèle, etc.). Le système propose d’abord au responsable du traitement les éventuelles dispenses de déclaration dont il peut bénéficier : dans ce cas, il n’a rien à déclarer, à condition que son traitement soit conforme aux règles prévues dans la dispense de déclaration.

Si aucune dispense ne s’applique au traitement, le système propose alors les déclarations simplifiées dont il peut bénéficier. Si le traitement est conforme aux règles prévues par les textes de la CNIL (normes simplifiées, autorisations uniques, actes réglementaires uniques ou méthodologie de référence), le responsable du traitement peut faire sa déclaration simplifiée en ligne (et cela, jusqu’à 5 déclarations pour 5 fichiers distincts en ne remplissant qu’un seul formulaire). Un récépissé lui sera alors adressé par courrier électronique dans un délai de 48 heures en moyenne.

Si les propositions faites par le système ne correspondent pas au traitement mis en œuvre par le déclarant, il devra faire une déclaration normale en ligne.

Le dispositif sera bientôt complété pour affiner l’aide en ligne en intégrant les procédures plus complexes que la déclaration : la demande d’autorisation ou la demande d’avis.

© CNIL 14/01/2008


Voir en ligne : Vérifiez si vous devez déclarer sur le site de la CNIL